Advokátka je správkyní osobních údajů, které jí budou na základě smlouvy s klientem poskytnuty. Advokátka je povinna a zavazuje se, že bude osobní údaje klientů zpracovávat v souladu s právními předpisy, především se zákonem č. 85/1996 Sb. (zákon o advokacii) a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.
Dle výše citované právní úpravy je právním základem pro zpracování osobních údajů klientů smlouva o poskytování právních služeb uzavřená mezi advokátkou a klientem. Poskytování osobních údajů je povinností klienta, která vyplývá ze smlouvy uzavřené s advokátkou o poskytování právních služeb. Účelem zpracování osobních údajů klientů je poskytování právních služeb, dle smlouvy uzavřené mezi advokátkou a klientem v konkrétní právní věci. Příjemcem osobních údajů klientů advokátní kanceláře jsou především orgány veřejné moci, jako např. správní orgány, soudy apod., dále pak poskytovatelé údržby informačního systému advokátní kanceláře, zaměstnanci advokátní kanceláře a další příjemci či osoby dle pokynů klienta nebo druhu právní služby, které vyřízením advokátku pověří. Lhůta pro zpracování osobních údajů vyplývá zákona č. 85/1996 Sb. (zákon o advokacii), zákona č. 499/2004 Sb. (zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Nařízení GDPR). Osobní údaje klientů budou advokátní kanceláří zpracovávány po dobu platnosti smlouvy uzavřené mezi advokátkou a klientem. Po jejím skončení s nimi bude naloženo dle výše citované platné právní úpravy.
Ke zpracovaným osobním údajům má přístup pouze advokátka a její zaměstnanci. Zpracování osobních údajů není zabezpečeno jejich pseudonymizací nebo šifrováním, neboť se nejedná o výslovnou podmínku zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů je zabezpečeno neumožněním vstupu třetích osob do advokátní kanceláře v nepřítomnosti advokátky, či jejích zaměstnanců či osob oprávněných a pověřených do advokátní kanceláře vstoupit, kdy i tyto osoby jsou poučeny o mlčenlivosti o zpracovávaných osobních údajích klienta a o následcích porušení této povinnosti.
V souvislosti s ochranou osobních údajů má klient právo na přístup ke svým osobním údajům, což znamená, že má právo od advokátky získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje. V případě, že tyto údaje advokátka zpracovává, má klient právo na informaci o jaké údaje se jedná a jakým způsobem je advokátní kancelář zpracovává. Dále má klient právo na to, aby v případě nepřesností advokátka tyto nepřesné údaje opravila. V souvislosti s ochranou osobních údajů má klient dále právo na výmaz svých osobních údajů, což znamená, že pokud jsou splněné podmínky stanovené zákonem a klient o výmaz výslovně požádá, advokátka tyto osobní údaje o klientovi zlikviduje. Klient má v této souvislosti také právo na to, aby advokátka v určitých případech omezila zpracování jeho osobních údajů. Proti zpracování osobních údajů klienta, které je založeno na oprávněných zájmech advokáta, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má klient právo kdykoli vznést námitku.
Právo na přenositelnost údajů dává klientovi možnost získat osobní údaje, které správci poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
V případě, že bude klient jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděné správcem – advokátem, může podat stížnost přímo jemu, dozorovému orgánu nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů.